اصول مدیریت زمان
سه شنبه ۱۶ دى ۱۴۰۴ ساعت ۱۱:۰۹:۰۹
۱. برنامه ریزی
اولین اصل از اصول مدیریت زمان برنامهریزی است که اثربخشی زمان روزانه را افزایش میدهد. برای اینکه برنامه خوبی داشته باشید باید تمام کارهای روزانه مهم را یادداشت کنید. ممکن است این نوشتهها شبیه نوشتن چک لیست یا فهرست انجام کارها شود. همچنین امکان دارد برای تخصیص وظایف دیگران در یک پروژه برنامهریزی انجام دهید. برای این کار کافی است در ابتدای روز چند دقیقه از زمان خود را صرف برنامهریزی کل آن روز کنید.
در مسیر رسیدن به کل برنامهها باید تا حد امکان عوامل حواسپرتی را حذف یا کنترل کنید. برای برنامهریزی میتوانید از انواع ابزارهای مخصوص مانند گوگل کلندر استفاده کنید و روند آن را سرعت ببخشید.
وقتی فهرستی از کارها را مینویسید یافتن اولویتها برایتان ساده میشود و میتوانید اولویتبندی درستی برمبنای اهداف خود انجام دهید. هنگام استفاده از ابزارهای برنامهریزی حتما به موارد زیر توجه کنید
تمامی اطلاعات را ثبت کنید.
هر روز برنامههایتان را مرور کنید.
همواره برنامه روز را با خود همراه داشته باشید تا دچار سردرگمی در میانه روز نشوید.
در ابزار برنامهریزی خود چک لیست بسازید و کارهای انجام شده را تیک بزنید.
اگر با برنامهای کامپیوتری کارها را انجام میدهید آن نرم افزار را روی تمامی سیستمهای هوشمند خود سینک کنید تا در هر موقعیتی به برنامه خود دسترسی داشته باشید.
در پایان هر روز کاری، زمان کوتاهی را صرف یادداشت کارهای باقیمانده کنید. این عادت باعث میشود که روز بعد دقیقا روی انجام فعالیتهای مهم متمرکز شوید و کارهای غیرمهم را از ذهن خود حذف کنید
2.سازماندهی و اولویتبندی
تصور کنید که رئیس شرکت از شما میخواهد که ظرف ۳ الی ۴ روز آینده درباره موضوعی خاص ارائه مناسبی داشته باشید. فعالیتهای کاری این روزهای شما زیاد است و همین حالا نیز کارهای مهم بسیاری در برنامه کاری خود دارید. در این حالت موقعیت بسیار پرتنشی را تجربه میکنید.
بنابراین بهتر است است از تکنیکهای مدیریت زمان نظیر ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا کارهای مهم و فوری را در اولویت اول قرار دهید و کارهای مهم و غیرفوری را کمی دیرتر انجام دهید. همچنین طبق این ماتریس کارهای فوری و غیرضروری را به افراد دیگر بسپارید و کارهای غیرفوری و غیرمهم را کلا از برنامههای خود حذف کنید. در این روش کافی است به تشخیص درستی از میزان اهمیت امور و فوریت آنها برسید و مطابق آنها کارهایتان را انجام دهید.
مهمترین نکته در این مرحله از اصول مدیریت زمان این است که تفاوت میان فعالیتهای مهم با کارهای فوری را بدانید و اولویتهای خود را مطابق با آنها تعیین کنید. در واقع باید بیاموزید که کارهای فوری الزاما مهمترینها نیستند و مهمترین کارها همیشه محدودیت زمان ندارند.
بسیاری از ما اجازه میدهیم که کارهای فوری، کل زندگی ما را تحت تاثیر خود قرار دهند. در حالی که باید دستهبندی درستی از آنها ایجاد کنیم و مطابق آن عمل کنیم. راحتترین کار برای اولویتبندی استفاده از فهرست انجام کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه است که بر اساس سبک زندگی شما نوشته شده باشد.
به مواردی که در این فهرست یادداشت کردهاید بین اعداد بزرگ و متوسط و کوچک امتیاز دهید. سپس این نوشتهها را به ترتیب از امتیاز بالا به پایین تنظیم کنید و با توجه به آنها برنامه بریزید. اگر پروژه ها را در خانه انجام میدهید این امکان را دارید که از انواع ابزار مدیریت زمان مانند ترلو استفاده کنید.
قانون پارتو یا همان قانون ۸۰/۲۰ یکی از مهمترین اصول مدیریت زمان است که وقتی آن را در محیط کار خود اجرا میکنید نتایج درخشانی میگیرید. در این قانون آمدهاست که اگر ۲۰ درصد از کارهای سخت روزانه را انجام دهید به ۸۰ درصد از نتایج دلخواه خود میرسید. بنابراین باید روی ۲۰ درصدی متمرکز شوید که بیشترین اثربخشی را با استفاده بهینه از زمان برای شما به ارمغان میآورد.
برای پیادهسازی قانون پارتو ابتدا مهمترین وظایف خود را شناسایی کنید و بعد ۵ گام زیر را پیش بروید.
- به خروجیهای موردانتظارتان بیندیشید.
- آنها را به اقدامات لازم برای انجام کار تقسیم کنید.
- هر فعالیت را با بیشترین دقت و توجه انجام دهید.
- فعالیت بعدی را شناسایی کنید.
- تا اتمام کار این روش را ادامه دهید.